Intra-Community transport – what about VAT in the EU?
Intra-Community transport is a situation in which the route of the transport of goods begins and ends in a Member State of the European Union and never leaves the territory of the Community.
If we only transport goods within the European Union, we must remember a few rules. In the context of VAT, the most important thing is that the place of taxation is usually the place where the service recipient has its registered office. The regulations explaining this can be found in Article 28b of the VAT Act.
Example:
A Polish carrier – Company A – provides transport services to a taxpayer based in France. In this situation, the place of taxation is France, so the Polish carrier is not required to tax the transaction for VAT in Poland.
Like many other rules, there are exceptions to this one:
- if the transport service is provided for a fixed place of business of the taxpayer and this place is located somewhere other than the registered office of the taxpayer, the place of supply of the services is deemed to be the fixed place of business.
- if the service recipient does not have a business seat or a permanent place of business, the place of supply of services is the permanent place of residence or place of stay of the service recipient.
Other reservations and exceptions are described in Article 28c of the Act.
Important!
If a Polish carrier performs a transport service on behalf of another Polish taxpayer, even if the transport route is between two EU Member States (for example from Germany to Slovakia), the transaction will be subject to VAT in Poland.
VAT and intra-Community transport services for natural persons
If the client of the transport service is not a VAT payer, but an individual not conducting business activity, the provisions discussed earlier do not apply. Instead, Article 28f of the VAT Act applies. It covers two situations:
- The place of supply of goods transport services to non-taxable entities is the place where the transport takes place.
- However, when such transport begins and ends in the territory of two different Member States of the European Union, the place where the transport of the goods began is deemed to be the place where the supply of services begins.
International transport – definition and criteria
We deal with international transport when the service provided meets the definition set out in Article 83, paragraph 3, point 1 of the VAT Act.
Important!
International transport is the carriage or other method of moving goods:
- from a point of departure outside the EU to a point of arrival in the territory of an EU Member State other than the territory of the country, if the route passes through the territory of the country.
- from the point of departure within the territory of the country to the point of arrival outside the EU,
- from the point of departure outside the EU to the point of arrival in the country,
- from a point of departure located outside the EU to a point of arrival located outside the EU, if the route runs through the territory of the country – in this case the term transit is used,
- from a point of departure located in the territory of a Member State other than the territory of the country to a point of arrival located outside the territory of the EU,
Place of supply of international transport services
The VAT Act stipulates that services provided to a taxpayer should be taxed at their registered office or permanent place of business. However, Article 28f of the VAT Act introduces two exceptions to this rule:
- when the taxpayer-service recipient has its registered office or permanent place of business in the country, but the transport is performed entirely outside the territory of the European Union, the place of supply of services (and therefore also the place of taxation) is a territory outside the European Union,
- when the taxpayer-service recipient has its registered office or permanent place of business in the territory of a third country and the transport is performed entirely within the territory of the country, the place of supply of services is the territory of the country.
Important!
If the recipient of the goods transport service is a non-taxable entity, the place of performance of the service is the place where the transport takes place, taking into account the distances covered.
However, where the commencement and completion of the goods transport service begins and ends in two different countries, the place where the transport of the goods begins shall be deemed to be the place where the service is provided.
VAT in international transport
The VAT rate for international transport may be 0%, but to apply it, certain criteria must be met. A business wishing to apply the 0% rate must have the documents specified in Article 83, Section 5 of the VAT Act:
- in the case of transport of goods by a carrier or forwarder, you must have a consignment note or a forwarding document used exclusively in international transport or another document which clearly shows that the border with a third country has been crossed, as well as an invoice issued by the carrier or forwarder,
- in the case of import of transported goods, the documents mentioned above must also be accompanied by a document confirmed by the customs and tax office, which clearly shows that the value of the service has been included in the tax base for the import of goods,
- in the case of transport of goods by the exporter, proof of export of goods must be provided, containing at least the name and surname or business name and address of the exporter’s registered office, a description of the goods and their quantity, as well as confirmation of export by the competent customs authority,
- in the case of passenger transport, it is necessary to have an international air, ferry, ship or train ticket issued by the carrier for a specific transport route for a specific passenger.
0% VAT rate in international transport – Regulation of the Minister of Finance
The possibility of applying a VAT rate reduced to 0% is also provided for in the Regulation of the Minister of Finance of 9 December 2023 on reduced rates of tax on goods and services.
§4.1 of the Regulation states that the reduced rate applies to:
- goods transport services, if the transport is performed entirely within the territory of the country and is part of an international transport service,
- intra-Community goods transport services, if this transport is part of international transport,
- goods transport services, if these services are provided to a service recipient who:
- posiada na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej,
- stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego są świadczone te usługi,
- w przypadku braku siedziby działalności lub stałego miejsca jej prowadzenia – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu,
- jeżeli transport ten jest wykonywany w całości poza terytorium kraju:
- z miejsca wyjazdu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium Unii Europejskiej lub
- z miejsca wyjazdu poza terytorium Unii Europejskiej do miejsca przyjazdu na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju..
To nie wszystkie przypadki, w których można zastosować stawkę 0% podatku VAT – pozostałe dotyczą jednak transportu osób.
Cło na towary pochodzące spoza UE
Osobną kwestią pozostaje to, w jaki sposób nakłada się cło w transporcie poza Unią Europejską. Zanim jednak przejdziemy do szczegółowego omówienia – czas na definicję.
Cłem nazywamy opłatę, której wysokość i kryteria nakładania ustala państwo. Opłatę tę nakłada się na towary wywożone lub przywożone przez granice celne państwa. Cło nakłada się także w ramach tranzytu, gdy na trasie, którą pokonuje towar, znajduje się obszar celny danego państwa.
Celem cła jest nie tylko zwiększenie wpływów do budżetu państwa, ale także zwiększenie konkurencyjności lokalnych producentów oraz kontrola przepływu towarów.
Na wysokość cła mają wpływ m.in.: wartość i waga przewożonego towaru, a także kraj pochodzenia.
Jednym z fundamentów Unii Europejskiej jest współpraca gospodarcza państw członkowskich, czego wyrazem jest m.in. wspólna polityka celna. Zgodnie z jej zasadami kraje zrzeszone w Unii Europejskiej zobowiązują się korzystać z taryfy celnej UE, gdy nakładają cła na towary importowane z krajów pozaunijnych.
Ważne!
W Unii Europejskiej cło nakłada się jedynie na towary pochodzące spoza wspólnoty. Umowa o handlu i współpracy między UE a Wielką Brytanią wskazuje, że towary pochodzące z obszaru Wielkiej Brytanii i UE należy objąć zerową stawką celną. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to towarów, które spełniają kryterium pochodzenia z obszaru UE lub Wielkiej Brytanii.
Rodzaje opłat celnych
Na towary importowane nakłada się różne rodzaje opłat celnych, które dzieli się ze względu na różne kryteria. Podstawowym podziałem jest ten ze względu na kierunek ruchu towarów. W grupie tej występuje:
- cło importowe,
- cło eksportowe,
- cło tranzytowe.
Drugim istotnym kryterium jest sposób naliczania opłaty celnej. Oto najczęściej stosowane rodzaje ceł:
- cło ad valorem – opłata nakładana procentowo, zależnie od wartości towaru,
- cło specyficzne – opłata ustalana na podstawie liczby jednostek towaru lub jego wagi,
- cło mieszane (kombinowane) – opłata będąca wynikiem połączenia cła ad valorem i specyficznego – najczęściej polega na obliczeniu obu kwot i ostatecznego nałożenia wyższej.
Kiedy należy opłacić cło?
Nie każdy towar importowany do Unii Europejskiej podlega ocleniu. Z reguły wszystkie przesyłki, których wartość nie przekracza 150 euro, są zwolnione z opłat celnych. Nie znaczy to jednak, że za każdy towar droższy niż 150 euro należy opłacić cło.
W prawie unijnym funkcjonuje szereg zwolnień z cła oraz towarów objętych preferencyjnymi stawkami. Zgodnie z aktualnie obowiązującą stawką celną, duża część elektroniki z Chin w ogóle nie jest objęta cłem (laptopy, komputery, smartfony, tablety), a dla części obowiązują niskie stawki (do 3% w przypadku smartwatchy, do 5% w przypadku małego AGD).
Za elektronikę sprowadzoną ze Stanów Zjednoczonych również nie zapłacimy cła, ale już części samochodowe i pojazdy objęte są 10-procentową opłatą celną.
Ważne!
Nawet, jeśli za importowane towary nie trzeba płacić cła, koniecznie sprawdź, jakie są aktualne stawki podatku akcyzowego oraz podatku VAT (jeżeli dotyczy).
“Cło 3 euro” – czym będzie nowa opłata?
Od 1 lipca 2026 roku zacznie obowiązywać nowa opłata, nazywana roboczo “cłem 3 euro”. To stałe cło, które będzie doliczane dla przesyłek, których wartość nie przekracza 150 euro. Cło 3 euro to sposób Unii Europejskiej na walkę z tanimi produktami z Chin, które Europejczycy masowo kupują na platformach takich jak Temu, AliExpress czy Shein.
Ważne!
Cło 3 euro będzie obowiązywało dla każdej przesyłki, a nie każdego produktu.
Celem wprowadzenia nowej opłaty jest ograniczenie nieuczciwej konkurencji, a także zmniejszenie wpływu, jaki masowe sprowadzanie taniej elektroniki, ubrań (i nie tylko) z Chin ma na środowisko. Chodzi między innymi o to, że trafiające do Europy urządzenia bardzo często są niskiej jakości, co przekłada się na krótki okres żywotności i znaczącą ilość elektrośmieci, z którymi w dalszej kolejności radzić sobie muszą lokalne samorządy.
Podsumowanie
Podatek VAT i cło w transporcie międzynarodowym to opłaty, z którymi musi liczyć się każda firma – zwłaszcza te, które organizują, realizują lub biorą udział w transporcie międzynarodowym. Do listy opłat, które wymagają od firm ciągłej czujności, należy także akcyza. Dla przedsiębiorców, którzy działają jedynie na terenie Unii Europejskiej, a także dla tych, którzy współpracują ze stałymi partnerami biznesowymi sprawa jest nieco prostsza.
Gdy jednak w grę wchodzą interesy na całym globie i częste interesy z nowymi kontrahentami, naczelną zasadą powinna być czujność i stałe monitorowanie zmian w obowiązujących opłatach. Poza wysokością opłat konieczne jest także odpowiednie sklasyfikowanie transportowanych towarów oraz ustalenie miejsca opodatkowania.